''Bewustzijn creëren is het sleutelwoord bij portofonie''
Sandra Franken is verantwoordelijk voor veilige en gezonde werkomstandigheden bij DocMorris N.V., een succesvolle ‘internet-apotheek’ in het Limburgse Heerlen. Op een bedrijventerrein van 60.000(!) vierkante meter is een stabiele portofoonverbinding onmisbaar voor die veiligheid. Daarom realiseerde ‘Chef Porto’ Sandra een waterdicht portofoonnetwerk, en is ze enthousiast ambassadeur voor het communicatiemiddel.
Bewustzijn creëren is het sleutelwoord voor Sandra. Regelmatig organiseert ze trainingen voor nieuwe portofoongebruikers. Sandra: ‘’Ik geef ook ‘spontane trainingen’ om collega’s bij de les te houden. Dan zeg ik: ‘Hier is je porto. Ga maar in de keuken staan en doe alsof je in een noodsituatie zit. Mensen vinden dat soms spannend, en verkrampen dan. Maar achteraf zijn ze dankbaar dat we bij DocMorris zulke cruciale momenten oefenen.’’
Het ‘twee-ogen principe’
Postorder-apotheek DocMorris levert vanuit het zuidelijkste punt van Nederland medicijnen aan particulieren in heel Duitsland. ‘’Mensen kunnen zowel zelfmedicijnen als door de huisarts voorgeschreven recepten online bestellen bij ons. Duitsland kent, net als Nederland, het ‘twee-ogen principe’. Alleen worden de medicijnen niet door een fysieke apotheek gecontroleerd, maar door onze eigen apothekers(assistenten'', legt Sandra uit.
In twee reusachtige distributiehallen van 11.000 en 20.000 vierkante meter picken de medewerkers van DocMorris dagelijks alle aangevraagde pakketjes.
60.000 vierkante meter en negen ploegleiders
Ooit begon Sandra zelf op de logistieke afdeling. Tegenwoordig is ze ‘Junior Specialist Safety Health Environment’. Oftewel: ze zorgt voor een omgeving waar collega's fysiek en mentaal gezond kunnen werken. Die collega’s werken op een immens groot terrein, dat een kantoor en twee distributiehallen huisvest. Via loopbruggen zijn de gebouwen met elkaar verbonden. ‘’Op een gemiddelde dag zijn er negen ploegleiders aan het werk. Zij zijn allemaal lid van onze BHV-organisatie, het ‘Emergency Respons Team’. De ploegleiders werken verspreid over onze drie gebouwen. De portofoon stelt hen in staat om noodsituaties te coördineren en goed samen te werken met hulpdiensten, zoals de brandweer en ambulancezorg.’’
Altijd verbinding: mooie mijlpaal
Het bereik van de portofoons was tot een paar jaar geleden nog niet zo goed op het terrein van DocMorris. Sandra: ‘’Ik werkte toentertijd in een andere functie bij Facilitaire Zaken, en was al veel bezig met arbo-regelgeving en veiligheid. Omdat ons Emergency Respons Team portofoons gebruikt, kreeg ik de porto’s automatisch in mijn takenpakket. Toen was ik me al bewust van het belang ervan, zeker toen we een tweede distributiehal en veel nieuwe collega’s er bij kregen. Het idee dat er bij een calamiteit genoeg hulp in de buurt is, maar je ze niet kunt bereiken, vond ik niet te verkroppen.’’
Vanuit haar functie trok Sandra de rol van Chef Porto naar zich toe, en nam ze het portofoonnetwerk van DocMorris op de schop. Ze kocht een nieuwe batch portofoons in (nogmaals bedankt, kennis met contacten bij de brandweer) en onderzocht hoe ze het signaal kon versterken. In overleg met vaste leverancier/installateur Smelt zijn twee repeaters geplaatst. Het resultaat? Een netwerk met waterdicht ontvangst en 35 verbonden portofoons.
‘’De porto is het eerste wat ik pak en het laatste wat ik wegzet op mijn werkdag.’’
‘’Als de brandweer die portofoons gebruikt, moéten ze wel goed zijn’’
En het zijn niet de minste portofoons die DocMorris gebruikt. ‘’De brandweer gebruikt ze ook! Ik dacht bij mezelf: ‘dan moéten ze wel goed zijn. We hebben heel bewust gekozen voor dit model.’’ Hoewel Sandra hoge eisen aan portofoons stelt, ziet ze het niet als een communicatiemiddel dat je alleen bij noodsituaties inzet. ‘’De porto kan bij allerlei situaties, groot en klein, noodgeval of niet, van dienst zijn. Daarom gebruiken wij meerdere portofoonkanalen. Kanaal 1 wordt gebruikt door het Emergency Respons Team en kanaal 2 door onze ploegleiders. Kanaal 6 is gereserveerd voor onder andere calamiteitenoefeningen. De kanalen 3 tot en met 5 zijn nog vrij voor (eventuele) toekomstige doeleinden.’’
Nooit nadenken over telefoonnummers
De technische dienst van de logistieke afdeling gebruikt eigen porto's op een eigen kanaal. Die collega’s moeten namelijk oproepbaar zijn voor eventuele storingen, en werken regelmatig op hoogte. Ook de collega’s bij de facilitaire technische dienst gebruiken portofoons. Die zetten ze bijvoorbeeld in als een externe partner reparaties verricht aan het dak, of in een besloten ruimte werkt. ‘’Onze externe partners werken vaak alleen. Via de porto zijn wij in geval van nood met een druk op de knop bereikbaar voor hen. Veel handiger dan een smartphone. Je hoeft nooit na te denken over telefoonnummers en het bereik is altijd goed’’, aldus Sandra.
De ether delen met Duitsland
De portofoons van de technische dienst zijn zogenaamde ‘smart porto’s’. Sandra: ‘’Die werken via internet. Alle andere portofoons werken op frequenties. Voor het gebruik van die frequenties hebben we vergunningen bij de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Ik heb aan hen doorgegeven dat ons terrein tegen de Duitse grens aan zit. De RDI zorgt ervoor dat ons frequentiegebruik goed is afgestemd op dat van andere (Duitse) gebruikers in de buurt. Want ook al staan we op Nederlands grondgebied, we hebben wel een ‘gedeelde ether’ met andere landen.''